برای انتخاب لوازم بایگانی باید فاکتورهای مختلفی مانند تعداد و حجم برگه‌ها، ابعاد آن‌ها و مواردی از این دست را در نظر بگیرید تا بتوانید لوازمی مناسب با اسناد و مدارک خود انتخاب و خریداری کنید. در این مقاله قصد داریم انواع لوازم بایگانی را به شما معرفی کنیم. بنابراین، اگر شما هم قصد خرید لوازم بایگانی دارید و تمایل دارید در این زمینه اطلاعات بیشتری کسب کنید، پیشنهاد می‌کنیم خواندن ادامه این مقاله را از دست ندهید.
معرفی انواع محصولات بایگانی
در این بخش از مقاله، برخی از پرکاربردترین محصولات بایگانی را معرفی می‌کنیم:
زونکن
یکی از پرکاربردترین لوازم بایگانی، زونکن است. افرادی که از این محصول برای نگهداری مدارک و اسناد خود استفاده می‌کنند، می‌توانند این اسناد را به صورت دسته‌بندی شده درون زونکن قرار دهند. زونکن‌ها به دلیل داشتن عطف با طول زیاد، امکان نگهداری حدود ۵۰۰ تا ۶۰۰ برگه را فراهم می‌کنند. زونکن‌ها برای نگهداری اسناد و مدارک از حلقه‌هایی استفاده می‌کنند که با استفاده از اهرم تعبیه شده روی بدنه زونکن می‌توان این حلقه‌ها را باز و بسته کرد. زونکن‌ها در انواع مختلف پلاستیکی و مقوایی به بازار عرضه شده‌اند، که نوع پلاستیکی آن‌ها دارای مقاومت بالاتر و قیمت بیشتری است.
کلاسور
یکی دیگر از انواع لوازم بایگانی و ذخیره‌سازی موجود در بازار، کلاسور است. کلاسورها نیز مانند زونکن‌ها دارای حلقه‌هایی برای نگهداری اسناد و مدارک هستند که با باز و بسته کردن آن‌ها، می‌توان اسناد را داخل کلاسور قرار داد یا از آن خارج کرد. کلاسورها به دلیل داشتن عطف کمتر، تعداد کمتری برگه (حدود ۲۰۰ تا ۳۰۰ برگه) را می‌توانند نگه دارند. کلاسورها نیز در انواع مختلفی به بازار عرضه شده‌اند و مدل‌های مختلف آن‌ها از نظر جنس، تعداد حلقه و قیمت با یکدیگر تفاوت دارند.
پوشه
پوشه‌ها از جمله ارزان‌ترین لوازم بایگانی و ذخیره‌سازی اطلاعات هستند. از پوشه معمولاً برای نگهداری تعداد محدودی برگه استفاده می‌شود و به دلیل وزن سبک‌شان، گزینه مناسبی برای حمل مدارک در طول روز به مکان‌های مختلف هستند. پوشه‌ها در انواع مختلف مقوایی و پلاستیکی به بازار عرضه می‌شوند. پوشه‌های پلاستیکی نسبت به پوشه‌های مقوایی مقاومت و قیمت بالاتری دارند. همچنین، پوشه‌های پلاستیکی در دو نوع مات و شفاف موجود هستند. برای نگهداری اسناد مهم و محرمانه، پوشه‌های پلاستیکی مات توصیه می‌شوند.
طلق و شیرازه
طلق و شیرازه یکی دیگر از لوازم بایگانی و ذخیره‌سازی اسناد است که استفاده از آن‌ها امروزه کمتر شده است. با وجود قیمت پایین این محصول، اما به دلیل عرضه محصولات با کارایی راحت‌تر، استفاده از طلق و شیرازه کمتر شده است. برای نگهداری اسناد با استفاده از طلق و شیرازه، کافیست اسناد خود را بین دو طلق قرار داده و با شیرازه آن‌ها را به یکدیگر متصل کنید. بیشتر طلق و شیرازه‌های موجود در بازار دارای سایز A4 هستند و در دو نوع مات و شفاف عرضه می‌شوند. شما می‌توانید با توجه به سلیقه خود، نوع مناسب را انتخاب کنید.
دفاتر بایگانی
دفاتر بایگانی از پرکاربردترین لوازم بایگانی و ذخیره‌سازی اسناد هستند. این دفاتر کار شما را بسیار ساده می‌کنند و تنوع بالایی دارند. انواع دفاتر بایگانی شامل دفتر حسابداری راهنما، ارسال مراسلات، اموال، روزنامه، انبار، اندیکاتور، صندوق، بانک، حضور و غیاب، حسابداری کل و معین، دریافت و ... می‌شوند. این دفاتر با ستون‌های از پیش تعیین‌شده، قالب آماده‌ای برای سهولت در کار فراهم می‌کنند.
کلر بوک
کلر بوک یکی از جدیدترین لوازم بایگانی و ذخیره‌سازی اسناد است که به دلیل کاربردهای متنوع و طراحی خاص خود، محبوبیت زیادی پیدا کرده است. کلر بوک‌ها دارای جلد پلاستیکی هستند و درون آن‌ها چندین پوشه کیسه‌ای یا کاور برای نگهداری برگه‌ها تعبیه شده است. این محصولات در دو نوع قاب‌دار و بدون قاب به بازار عرضه می‌شوند و اتصال کاورها به جلد پلاستیکی کلر بوک به دو صورت کلاسوری و صحافی شده انجام می‌شود، که انتخاب هر یک به سلیقه و نیاز شما بستگی دارد.
کلر بوک‌ها نیز مانند پوشه‌ها در دو نوع شفاف و مات به بازار عرضه می‌شوند و نوع مات برای نگهداری اسناد محرمانه مناسب‌تر است.
پاکت
پاکت‌ها نیز از لوازم کاربردی برای نگهداری اسناد و مدارک محسوب می‌شوند و در ابعاد و اندازه‌های مختلفی به بازار عرضه شده‌اند. مواد با کیفیت و مرغوبی که برای تولید پاکت‌ها استفاده می‌شود، باعث می‌شود که این محصولات نسبت به کاغذهای معمولی مقاوم‌تر باشند و دیرتر پاره شوند. طریقه بسته شدن درب پاکت‌ها متفاوت بوده و معمولاً از دکمه، زیپ یا نخ برای بستن درب پاکت‌ها استفاده می‌شود. این امر اطمینان می‌دهد که برگه‌های داخل پاکت بیرون نمی‌ریزند.
پوشه کیسه‌ای
پوشه‌های کیسه‌ای از پرفروش‌ترین و پرکاربردترین لوازم بایگانی اسناد و مدارک هستند. این پوشه‌ها هم به صورت تکی و هم به صورت تلفیقی با زونکن، کلاسور و کلر بوک مورد استفاده قرار می‌گیرند. به دلیل جنس پلاستیکی، پوشه‌های کیسه‌ای محافظت خوبی از اسناد فراهم می‌کنند و نیازی به سوراخ کردن اسناد برای قرار دادن آن‌ها در کلاسور یا زونکن نیست.
تولیدکنندگان پوشه کیسه‌ای از مواد ضد الکتریسیته برای تولید این محصول استفاده کرده‌اند تا هنگام ورق زدن، پوشه‌ها به یکدیگر نچسبند. همچنین نوع خاصی از پوشه‌های کیسه‌ای در بازار موجود است که اثر انگشت روی آن باقی نمی‌ماند و هیچ لکی ایجاد نمی‌شود. این پوشه‌ها در ابعاد و اندازه‌های مختلف عرضه شده‌اند و هر پوشه کیسه‌ای توانایی نگهداری 30 برگه را دارد. اگر تعداد بیشتری برگه درون این پوشه‌ها قرار دهید، ممکن است پوشه خراب یا پاره شود.
پوشه دکمه‌دار
اگر از بی‌نظمی و پراکندگی اسناد و مدارکی مانند قبض‌های برق و تلفن، فیش‌های حقوقی، نسخه‌های پزشکی، برگه‌های ضروری جهت ارائه در جلسات کاری و همایش‌ها، یادداشت‌های روی برگه‌های A4 یا حتی کوچکتر خسته شده‌اید و اغلب آن‌ها را گم می‌کنید، پوشه دکمه‌دار می‌تواند راه‌حل مناسبی برای شما باشد. این پوشه‌ها با ویژگی‌های خاص خود به ایجاد نظم و انضباط در نگهداری مدارک کمک می‌کنند. در ادامه، به معرفی ویژگی‌های اصلی پوشه دکمه‌دار می‌پردازیم:
2. مقاومت و دوام بالا
این پوشه‌ها از مواد پلاستیکی مقاوم ساخته شده‌اند که باعث می‌شود در برابر پارگی و خراشیدگی مقاوم باشند. همین ویژگی باعث می‌شود که پوشه‌های دکمه‌دار برای استفاده طولانی‌مدت مناسب باشند.
3. سبک و قابل حمل
پوشه‌های دکمه‌دار به دلیل وزن سبک خود، به راحتی قابل حمل هستند و می‌توانید آن‌ها را در کیف دستی، کیف لپ‌تاپ یا کوله‌پشتی خود قرار دهید و اسناد خود را به هر جایی که نیاز دارید ببرید.
4. مکانیزم بسته شدن ایمن
وجود دکمه یا قفل در این پوشه‌ها باعث می‌شود که اسناد داخل آن‌ها به خوبی محفوظ بمانند و از بیرون ریختن برگه‌ها جلوگیری شود. این ویژگی به ویژه برای اسنادی که باید همیشه همراه شما باشند، بسیار مفید است.
5. تنوع در اندازه و رنگ
پوشه‌های دکمه‌دار در اندازه‌ها و رنگ‌های مختلفی عرضه می‌شوند که می‌توانید با توجه به نیاز و سلیقه خود، بهترین گزینه را انتخاب کنید. این تنوع به شما اجازه می‌دهد تا برای هر نوع مدرک یا سند، پوشه‌ای مناسب داشته باشید.
7. مناسب برای اسناد مهم و محرمانه
پوشه‌های دکمه‌دار به ویژه برای نگهداری اسناد مهم و محرمانه مناسب هستند. برخی از این پوشه‌ها دارای طراحی مات هستند که از مشاهده محتوای داخل پوشه توسط دیگران جلوگیری می‌کند.
نظر شما