هر چه سازمان ها و ادارات حاضر در بازار ایران، گسترده تر می شوند، امکان بروز خطا در بخش امور مالی افزایش می یابد. یک نرم افزار حسابداری حرفه ای ایجاد خطا در این بخش های مهم و حیاتی را به حداقل می رساند.
دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری
مهمترین دلیل استفاده از این نرم افزارها جلوگیری از بروز خطاهای انسانی است. افزایش سرعت و کارایی سیستم حسابداری یک اداره، سبب کاهش هزینه های کلی سازمان خواهد شد. به همین خاطر این پلتفرم ها در سال های اخیر توسعه یافته و به یک ابزار عمومی در کسب و کارهای فعال در ایران تبدیل شده اند. این روزها تنوع وسیعی از این نرم افزارها را مشاهده می کنید که هر یک قابلیت های ویژه ای را در اختیار کاربران قرار می دهند.
در یک نرم افزار حسابداری حرفه ای، قدرت پردازشی بالایی به کار رفته که سرعت عمل تحلیل های مالی و آماده سازی گزارش ها را افزایش می دهد. به این ترتیب هر یک از کارکنان بدون نیاز به گزارش های دستی سنتی، انجام امور مالی را با دقت عمل بیشتری اجرا می کنند. این نرم افزارها برای رسیدگی به امور مالیاتی نیز کارایی قابل توجهی دارند و کیفیت انجام فعالیت های مربوط به سامانه مودیان را افزایش می دهند.
چرا از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟
با در نظر گرفتن کاربرد نرم افزار های حسابداری و اهمیت وجود این ابزارهای پیشرفته، لزوم استفاده از این سیستم ها بیشتر احساس می شود. استفاده از این راهکارها این روزها به یک ضرورت در کسب و کارها تبدیل شده است. مشاغل کنونی بدون توجه به بزرگی و کوچکی آن ها به یک ابزار قدرتمند برای رسیدگی به امور مالی خود نیاز خواهند داشت. بر همین اساس برخی از مهمترین کاربردهای استفاده از این سیستم ها را در ادامه بررسی می کنیم:
الزامات جدید ارگان های دولتی
در بازار ایران رسیدگی به امور مالی تنها در راستای مدیریت کسب و کارها انجام نمی شود؛ نظارت ارگان ها و سازمان های دولتی بر امور مالی شرکت ها و سازمان ها نیز اجرای این فرایندهای محاسباتی پیشرفته را ایجاب می کند. در سال های اخیر قوانین مالیاتی پیشرفته تری برای پیشگیری از فرارهای مالیاتی تصویب شده اند که بدون استفاده از ابزارهای حسابداری رسیدگی به آن ها غیر ممکن خواهد بود.
وزارت اقتصاد و بیمه نیز دستورالعمل هایی در این زمینه دارند که در سیستم حسابداری شرکت ها و سازمان ها مورد توجه قرار می گیرند. یک نرم افزار حسابداری خوب با کلیه این نیازها همخوانی دارد. این روزها روش های سنتی حسابداری دیگر مورد پذیرش ارگان های دولتی نیست و به این ترتیب استفاده از یک نرم افزار مناسب برای اداره این امور اهمیت دارد.
پیشگیری از خطای انسانی
همان طور که پیش تر اشاره شد، جلوگیری از ایجاد خطاهای انسانی در پروسه های حسابداری از اهداف اصلی طراحی پلتفرم های مربوط به امور مالی به شمار می رود. ابزارها و قابلیت های به کار رفته در نرم افزارهای حسابداری ثبت و ضبط گزارش های مالی را بدون کوچکترین مشکلی انجام می دهند. در سازمان ها و کسب و کارهای بزرگ، جا به جایی برخی اعداد و ارقام و یا بروز اشتباه در محاسبات عددی، خسارات جبران ناپذیری به همراه می آورد. به همین سبب در هر یک از این کسب و کارها در بازارهای ایران با به کارگیری یک نرم افزار حسابداری استاندارد از بروز این خطاها پیشگیری می شود.
سهولت در نظارت داخلی
کاربرد نرم افزار های حسابداری در خصوص نظارت در امور مالی سازمان ها و کسب و کارها نیز اهمیت بسیار زیادی دارد. در گذشته جمع آوری داده های مالی ارگان ها و سازمان ها به صورت دستی و بر روی کاغذ انجام می شد. جمع آوری این کاغذها در پوشه ها در طول سال های متمادی حجم وسیعی از اسناد حسابداری را به وجود آورده و مشکلات بسیاری برای دسترسی به اسناد مورد نیاز ایجاد می کرد.
این مسئله نظارت بر امور مالی را دشوار کرده و ریسک کلاهبرداری در سازمان ها و کسب و کارها را افزایش می دهد. به همین خاطر امروزه از قابلیت های پیشرفته نرم افزارهای حسابداری برای طبقه بندی اسناد و اطلاعات و دسترسی ساده و سریع به آن ها استفاده می کنند. دسترسی سیستماتیک و لحظه ای به داده های امور مالی مزایای بی شماری برای کسب و کارهای امروزی به همراه می آورد.
امنیت بیشتر داده های مالی
اساسی ترین کاربرد نرم افزار های حسابداری پیشگیری از دسترسی های غیر مجاز به بخش امور مالی و پرونده های مربوط به آن در سازمان های مهم است. در روش های ثبت سنتی اسناد ریسک بالایی برای دسترسی به آن ها وجود دارد. به علاوه حوادثی مانند آتش سوزی همواره مشکلاتی در این زمینه به وجود می آورد و امنیت داده های اطلاعاتی بخش امور مالی را به خطر می اندازد. اما استفاده از یک نرم افزار حسابداری برای همیشه این نگرانی ها را به پایان می رساند. اطلاعات حسابداری شما در سیستم های مربوطه در یک فضای ابری با قابلیت پشتیبانی دائمی ذخیره سازی خواهند شد و امنیت آن ها تضمین می شود.
افزایش سرعت رسیدگی به امور حسابداری
کاربرد نرم افزار های حسابداری در خصوص رسیدگی به امور مالی سازمان ها و اداره ها در راستای افزایش سرعت اجرای این فرایند نیز مورد توجه قرار دارد. سرعت بخشیدن به انجام کارها و افزایش راندمان بخش های مرتبط یکی از مهمترین مزایای استفاده از این پلتفرم ها به شمار می رود. به این ترتیب اتلاف وقت در شرکت ها و سازمان ها به حداقل می رسد و ثبت و ضبط گزارش های مالی با سرعت بالا صورت می گیرد. با استفاده از قابلیت های ابزارهای جدید حسابداری نیاز به نیروی انسانی نیز کاهش می یابد.
گزارش های مالی دقیق
در پلتفرم های حسابداری بخش هایی برای ارائه گزارش مالی پروژه های مختلف تعریف شده اند که نیاز به ثبت دستی این گزارش ها را به حداقل می رساند. این کاربرد نرم افزار های حسابداری برای مدیران و روسای کسب و کارها مزایای بی شماری خواهد داشت. انجام این کار با روش های دستی بسیار زمان بر بوده و دقت پایینی داشت. اما ابزارهای نرم افزاری این مشکلات را برای همیشه از بین برده اند. این قابلیت در محدودیت های زمانی اداره ها و سازمان ها اهمیت بیشتری پیدا می کند.
جمع بندی
سیستم نرم افزارهای حسابداری مزایای بی شماری برای کسب و کارهای امروزی در بازار ایران به همراه دارد. با به کارگیری قابلیت ها و کاربرد نرم افزار های حسابداری در بخش های مختلف اداره ها و سازمان ها، رسیدگی به امور مالی با کیفیت بیشتری انجام می گیرد. به علاوه این ابزارها از بروز هر گونه خطا در این فرایند پیشگیری خواهند کرد. در سال های اخیر طیف گسترده ای از این پلتفرم را به کاربران ارائه شده اند که هر یک برای سهولت در فعالیت های حسابداری کسب و کارهای مختلف مورد استفاده قرار می گیرند.
نظر شما