به گزارش خبرنگار ایمنا، وقتی اداره بایگانی عمومی در انگلستان تأسیس شد، چنان از انبوه اسناد و مدارک انباشته شد که متصدیان گفتند نمیتوانند اینهمه اوراق را جا دهند تا چه رسد آنها را نظم و سامان بخشند. پس به فکر افتادند که مقدار ز یادی از آنها را از بین ببرند. گفتوگو درگرفت که چه را دور بریزند. از قرار معلوم کلیه مدارک، چه خصوصی و چه عمومی، مربوط به بنای راهآهن در این کشور را منهدم کردند؛ چون بهزعم آنان موضوعی چنین پیشپاافتاده و ملالتبار نمیتوانست موردعلاقه فردی باشد. امروز اقتصاددانان برای دسترسی به آن اسناد از هیچچیز دریغ ندارند. نکته این است که کمتر از یک قرن پیش به فکر فردی خطور نمیکرد که این اوراق در آینده چه اهمیت خطیری پیدا خواهد کرد.
از طرفی اندیشهها، فعالیتها و اقدامات انجامشده در هر سازمان بهصورت اسناد و مدارک و با صرف وقت و هزینههای فراوان فراهم میآید. این اسناد و مدارک حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی هستند که در تعالی اهداف سازمانی نقش مهمی دارند و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامهها و تصمیمگیری در خصوص نحوه اجرای آنها محسوب میشوند. بنابراین نگهداری و مدیریت صحیح اسناد و مدارک از دغدغههای اصلی هر سازمان به شمار میآید.
مسئولیت کنترل تمامی اسنادی که در دستگاهها تولید میشود و نیز حصول اطمینان از اینکه اسناد در تمامی مراحل چرخه حیات خود در بهترین وضعیت نگهداری شوند و مورداستفاده قرار گیرند بر عهده دولت، مشاغل اسنادی یا مؤسسات آرشیوی است. برنامههای نگهداری درست و اصولی اسناد با بهکارگیری خطمشیها، روندها و تعیین اولویتها، حتی قبل از آنکه اسناد ایجادشده باشد اجرایی میشود.
در کنار اهمیت اسناد و نگهداری آن این اسناد بخش اعظم هویت، تاریخ و فرهنگ کشور هستند که هرکدام نقش بزرگی در شکلگیری هویت تاریخی، فرهنگی، سیاسی و غیره مردم هر منطقه و کشور دارد به همین جهت است که در تمامی کشورها مراکزی برای جمعآوری و نگهداری این مرکز ایجادشده است که پژوهشگران بتوانند هر زمان بنا به موضوع پژوهش از این اسناد بهعنوان پیشینه تحقیق و پژوهش استفاده کنند.
ازاینرو خبرگزاری ایمنا به مناسبت روز اسناد ملی و میراث مکتوب برای دستیابی به پرسشهای از قبیل سازوکار فعالیت سازمان اسناد و کتابخانه ملی، چرایی نبود سازمان اسناد در بعضی از استانها، چگونگی تحویل اسناد توسط مردم به این سازمان گفتوگویی را با حجتالاسلام سید محمود فقیهی، مدیر سازمان اسناد و کتابخانه ملی منطقه مرکزی کشور ترتیب داده است که در ادامه میخوانید:
ایمنا: در خصوص فعالیت این مرکز توضیح بفرمائید و بگویید که زیر نظر کدام اداره فعالیت میکند؟
حجتالاسلام فقیهی: اسناد در طول تاریخ وجود داشته و به همین دلیل اهمیت آن برای مردم مشخص و معین بوده است، پس بدین گونه نیست که بحث سازمان اسناد یا ادارهای برای اسناد تنها مربوط بهنظام جمهوری اسلامی یا این مقطع از تاریخ را شامل شود بلکه در کشورمان بحث اسناد در دورههای هخامنشیان، ساسانیان، صفویه و قاجار بهطور مختلف بیانشده است.
در بعضی از دورهها برای نگهداری اسناد مانند دوره قاجار اداراتی تحت عنوان «ادارات بیوتات»، در دوره صفویه اداره خلوت (چهلستون بوده است) و در دوره غزنویان «اداره خزانه حجت» وجود داشته که اسناد مهم در آن نگهداری میشد. پس نمیتوان گفت که موضوع نگهداری اسناد منحصر به این دوره است البته در این دوره توجه به سندها و گستره آن روبه افزایش بوده است؛ با توجه به این مسئله در کشور ما حتی اسنادی در سال ۱۳۴۵ مکاتباتی را برای تأسیس سازمان اسناد ملی نشان میدهد که در سال ۱۳۴۹ به تصویب میرسد و به تشکیل سازمان منجر میشود. پس از تغییر و تحولات مختلف، سازمان اسناد و کتابخانه ملی در سال ۱۳۸۱ باهم ادغامشده و با عنوان «سازمان اسناد و کتابخانه ملی» شناخته میشود.
بحث کتابخانه ملی، نهاد کتابخانهها و قرائتخانهها نیست بلکه یک نسخه از کتابهایی که در سراسر کشور چاپ میشود باید در کتابخانه ملی نگهداری شود تا محققین بهعنوان یک سند بتوانند به آن رجوع کنند.
از سوی دیگر اسناد حلقه بین گذشته، حال و آینده است چراکه باعث میشود که ملت خودمان یا هر کشوری نسبت به وضعیت حال و گذشته اطلاع پیدا کنند و اطلاع آیندگان هم از فرهنگ گذشتگان صورت گیرد و بهنوعی این اسناد این حلقه را به لحاظ فرهنگی و علمی با یکدیگر مرتبط میسازد. بنابراین سازمان اسناد به جهت نگهداری اسناد یک ضرورتی برای هر ملیتی محسوب میشود.
ایمنا: چه سازوکاری باید برای ایجاد مرکز اسناد در استانهای متقاضی فراهم باشد؟
حجتالاسلام فقیهی: اگر بخواهیم در ارتباط با بحث سازمان اسناد تعریف درستی داشته باشیم و مردم تصور درستی نسبت به آن پیدا کنند، باید بگوییم هنگامیکه حتی با افراد صحبت میکنیم تصورشان از اسناد تنها سندهای قدیمی است که بیشتر به لحاظ قدمت و محتوا ارزشمند هستند و از این منظر به آن توجه میکنند درحالیکه درصد اندکی از اسناد قدیمی باسابقههای طولانی پانصد سال یا بیشتر وجود دارد. هنگامی هم که از مردم درخواست میشود که اسناد خود را به این سازمان تحویل دهند تصور آنها این است که باید اسناد دویستساله را به سازمان اسناد تحویل دهند درحالیکه سازمان اسناد منحصر به این موارد نیست بلکه تمامی اسنادی چه به لحاظ اینکه دارای قدمت پانصدساله یا هزارساله داشته باشند یا متعلق به دوره کنونی باشد، منظور است زیرا آن سند پانصدساله یک روز، یکروزه بوده است و پسازآن که نگهداری شد و از بین نرفت میتوان گفت پانصدساله است و میتوان امروز از آن سند استفاده کرد، پس باید به این نکته توجه کرد که سندهای امروزی هم ارزش همان سندها را برای آیندگان به همراه دارد.
اسناد این دوره اعم از تمامی اوراق گرفته تا مکاتبات، مراسلات، دفاتر (مانند اداره دارایی، دفاتر اسناد رسمی) عکسها، پروندهها، نمودارها، کلیشهها، فیلمها، ریزفیلمها و نوارهای ضبط صدا سند است؛ در حال حاضر آخرین سندی که جزو اسناد قرارگرفته، مربوط به تاریخ شفاهی است یعنی افرادی که دارای اطلاعات هم هستند، سند اند و باید اطلاعات آنها بایگانی شود.
باید ذهن خود را از تاریخ پانصدساله و سیصدساله به امروز سوق دهیم یعنی تمام اوراقی که در بایگانی ادارات راکد باقیمانده ازنظر ما سند بهحساب میآید و باید تمام این اسناد را جمعآوری کنیم که در حقیقت مأموریت سازمان اسناد بررسی و سپس و ارزشیابی تمامی اوراقها است مأموریت سازمان اسناد بررسی و سپس و ارزشیابی تمامی اوراقها است بهطوریکه اسنادی بهعنوان سند در این محل بایگانی میشوند و مابقی که قابلاستفاده نیست بهعنوان اوراق امحایی به تهران انتقال پیدا میکند تا آن را امحا کنند.
سازمان اسناد همانند رودخانه بسیار بزرگی است که جویبارهایی بسیاری از تمامی دستگاههای اداری اعم از دولتی و غیردولتی به آن متصل هستند بهطوریکه اسناد تمامی دانشگاهها، تمامی بیمارستانها، اسناد آموزشوپرورش در تمامی شهرستانها و مدارس و… به سازمان اسناد فرستاده میشود. حتی اگر بایگانی یک اداره را موردبررسی قرار دهیم و مجموعه نیروهایی که در بایگانی مجموعه کار میکنند، نشان میدهد که تا چه اندازه نیرو و توان لازم است تا اسناد این دستگاهها دریافت، ارزشیابی و فهرستنویسی شده و در اختیار پژوهشگران قرار گیرد.
اگر تصور و ذهنیتمان را نسبت به سند تغییر دهیم و از تعریف سند از آن چیزی که مربوط به اسناد قدیمی دوره قاجار، صفویه بگذریم و بدانیم که تمامی اوراق، دفاتر، عکسها، مکاتبات و سند محسوب میشوند که باید جمعآوری شود متوجه این مسئله خواهیم شد که با حجم وسیعی از اسناد مواجه هستیم.
ایمنا: چرا برخی از استانها از مرکز مجزای اسناد برخوردار نیستند؟
حجتالاسلام فقیهی: سیاست کلی سازمان اسناد بر این نیست که در هر استان تشکیلاتی را داشته باشد. سازمان اسناد در مرکز تهران معاونتها و قسمتهای بسیاری دارد اما در استانها در قسمت مربوط به سند کار میکنیم و مابقی را به تهران انتقال میدهیم. بهطور مثال سرمایهگذاری جهت ایجاد کارگاه مرمت، آزمایشگاه و امثال اینها در استانها نیاز نیست زیرا با صرف هزینههای بسیاری همراه است و این اقدامات در تهران انجامشده و منحصراً به سازمان اسناد محول میشود و به دلیل تخصصی بودن این کار نمیتوان در هر استان مجموعهای مجزا دایر کرد. حتی اسنادی که در اصفهان نگهداری میشود را در سامانه بارگذاری میکنیم و بدینصورت متمرکز عمل میشود، اگرچه سندهای کاغذی در استان نگهداری شده اما مابقی به تهران ارسال میشود زیرا نگهداری آن از هزینه بالایی برخوردار است و به نیروهای بسیاری هم نیاز دارد که اگر در استانهای دیگر پراکنده شود کار بهنوبه خود سنگین خواهد شد.
در همین استان اصفهان که به دو استان مرکزی و کهگیلویه و بویراحمد خدمات ارائه میدهد با نیروهای اندکی مواجه هستیم. اگر بخواهند در دو استان دیگر تشکیلاتی مجزا برای سازمان اسناد داشته باشند شاید بهاندازه خود استان اصفهان نیرو لازم باشد و این امکان فراهم نیست و بیشتر به دنبال متمرکز عمل کردن هستند. در حوزه نگهداری اسناد ۱۲ منطقه در کل کشور پیشبینیشده بهطوریکه در این مناطق فقط اسناد، ورقها و کاغذها نگهداری میشود در حوزه نگهداری اسناد ۱۲ منطقه در کل کشور پیشبینیشده بهطوریکه در این مناطق فقط اسناد، ورقها و کاغذها نگهداری میشود و مابقی اسناد به تهران انتقال پیدا میکند. قسمتی تحت عنوان واسپاری کتاب وجود دارد و هر کتاب پس از چاپ بهعنوان سند، دو نسخه آن به این محل میآید و اینجا هیچچیزی نگهداری نمیشود یعنی تمام نشریات به مرکز در تهران ارسال میشود و فراهم کردن امکاناتی مانند اسکنرهای قوی و… هم در استانها وجود ندارد به همین دلیل ۱۲ منطقه در کل کشور را متمرکز کردند و مابقی اسناد را به تهران منتقل میکنند.
ایمنا: منطقه مرکزی اسناد دارای چند بخش است و در چه حوزههایی فعالیت میکند؟
حجتالاسلام فقیهی: در ابتدا باید مردم در خصوص اسناد باید بدانند که در بحث اسناد تنها اسناد دورههای قدیمی ذکرشده که پیشتر به آن اشاره شد نیست بلکه تمامی اسناد را شامل میشود. هنگامیکه این نگاه وجود داشته باشد پژوهشگر و دانشجو بخواهند در این زمان در خصوص آب اصفهان یک کار مطالعاتی انجام دهند اینطور نخواهد بود که تنها به اسناد دوران صفویه بسنده کنند بلکه اسناد مختلفی بهویژه راجع به آب وجود دارد. بهویژه درصد اسناد قدیمی شاید بیشتر از بیست درصد نباشد اما هفتاد درصد کار سازمان اسناد مربوط به اوراق جدید، عکسهای موجود و… است که باید جمعآوری شود؛ بنابراین قسمتی از کار، جمعآوری اسناد است که به قسمت ارزشیابی اسناد مربوط میشود زیرا در یک واحد بایگانی راکد در یک ادارهای این ارزش یاب است که باید تشخیص نگهداری و امحا سندها را بدهد. پس از ارزشیابی اسناد، نوبت به قسمت فهرستنویسی میرسد که کارمندان اسناد را تفکیک میکنند و اسناد تبدیل به پرونده میشود و بهنوعی کار از این مرحله آغاز میشود یعنی فهرستنویس آنها را مطالعه میکند، کلیدواژههایی را استخراج و در سامانه رسا (سامانهای که بهتمامی محققین و پژوهشگران در داخل و خارج سرویس میدهد) بارگذاری میکند و محققین پس از مراجعه با آن با سازمان تماس حاصل میکنند و بدین نحو اطلاعات اولیه سند در اختیار پژوهشگر قرار میگیرد و پسازآن بامطالعه اصل سند پژوهش خود را انجام میدهد؛ بنابراین قسمت سوم فرایند سازمان اسناد به اطلاعرسانی ارتباط پیدا میکند که پژوهشگر به سامانه رسا مراجعه و اطلاعات سند را جویا میشود که اگر در استان موجود باشد در اختیار وی قرار میگیرد و در صورت عدم موجود بودن با مکاتبات انجامشده اسکن سند فراهمشده و در اختیار پژوهشگر قرار خواهد گرفت.
حفظ و نگهداری سند بسیار مهم است و باید در دما و رطوبت خاصی میکروبزدایی شده و آرشیوها باید بهطور مرتب ضدعفونی شود. یک قسمت دیگر کار سازمان اسناد مربوط به سندهای چاپشده یعنی کتابها و مجلاتی است که برای ما ارسال میشود که مشخصات آنها را وارد سامانه میکنیم. ما در استانها این اطلاعات را در سامانه خود مرکز وارد کرده و سپس تمامی کتاب و نشریات را برای مرکز ارسال میکنیم زیرا در استان محل نگهداری وجود ندارد و ضرورتی برای نگهداری آنها هم نیست که به آن فیپا گفته میشود یعنی تمامی نشریات از روزنامه، مجله و حتی پایاننامه البته اخیراً بهصورت سیدی ارسال میشود و دیگر مکتوب نیست.
قسمتهای دیگری در سازمان اسناد وجود دارد که در استانها ضرورتی ندارد زیرابه امکانات بسیار نیازمند است و کار تخصصی است و اگر با امکانات کم انجام شود به سند ضرر میرساند. بحث کارگاه مرمت یا آزمایشگاههایی که PH کاغذها را بررسی میکند، در تهران انجام میشود و اگر بخواهند این قبیل کارها در اصفهان و استانهای دیگر انجام شود در کیفیت اسناد تأثیرگذار است.
درگذشته به اهمیت تاریخ شفاهی پی نبرده بودند و اکنون این مسئله حائز اهمیت است. در آرشیو تاریخ شفاهی هر شخصی اعم از مسئول و غیرمسئول، مذهبی، سیاسی و مردم عادی، اطلاعاتی داشته باشند، بهمنزله یک سند است و باید اطلاعات آنها را به صوت و سپس به نوشتار تبدیل کنیم تا در طول تاریخ باقی بماند به همین دلیل بحث تاریخ شفاهی یکی از فعالیتهایی است که سازمان اسناد بهطورجدی به سرمایهگذاری آن پرداخته است زیرا اطلاعات وسیعی درحالیکه از بین رفتن است و اگر افراد دارای اطلاعات را از دست بدهیم شاید دیگر هیچ زمانی نتوانیم به اطلاعات آنها دسترسی پیدا کنیم.
ایمنا: در حال حاضر این مرکز با چه خلأ و مشکلاتی مواجه است؟
حجتالاسلام فقیهی: تصور کنید تمامی بایگانی راکد تمامی ادارات به سمت یک اداره سوق پیدا میکند. به دلیل اینکه اوراق جمعآوریشده ۲۰ درصد فهرستنویسی شده و مابقی امحا میشود، بیست درصد فضای بایگانی راکد همه ادارات را باید داشته باشیم و اینجاست که این پرسش مطرح میشود که به چه فضایی بسیاری نیاز داریم و ساختمان قبلی و ساختمان فعلی جوابگوی ما نیست به همین دلیل ازلحاظ فضا در استان بهشدت با مشکل مواجه هستیم و فضای مطلوبی جهت نگهداری اسناد دارا نیستیم و همین مسئله باعث میشود که اطلاعرسانی زیادی برای مردم در خصوص تحویل اسناد به مرکز را نداشته باشیم. البته اقداماتی انجامشده بهنحویکه کار در استانداری و شورای شهر در حال پیگیری است و معاونت عمرانی استاندار قولهایی دادند که بتوان در آینده نزدیک فضای خوبی را برای سازمان اسناد در استان پیشبینی کنیم.
در حال حاضر بیش از ۱۰ میلیون برگ سند در سازمان اسناد منطقه مرکزی کشور جهت اسکن وجود دارد در حال حاضر بیش از ۱۰ میلیون برگ سند در سازمان اسناد منطقه مرکزی کشور جهت اسکن وجود دارد در این راستا با کارشناسانی که در حوزه اسکنهای میلیونی کارکردند، مذاکره شده و آنها با مستقر کردن چندین گروه در این سازمان حداقل دو سال برای اسکن این اسناد زمان پیشبینی کردند.
بیش از ۱۵۰ هزار پرونده در سازمان اسناد استان وجود دارد که نصف آن فهرستنویسی شده است و اگر بخواهیم مجدد فهرستنویسی شوند زمان زیادی به طول میانجامد. به همین دلیل حجم زیادی فضا، امکانات و نیرو نیاز داریم که بتوان اسناد موجود را ساماندهی کرد تا پس از واردکردن در سامانه، پژوهشگران امکان استفاده از آن را داشته باشند. اگر طبق پیگیریهای انجامشده اسناد را از ادارات جمعآوری کنیم این مهم به نیروی انسانی و امکانات بیشتری نیاز دارد که در شرایط کنونی فراهم کردن آن از سوی دولت امکانپذیر نیست و راهکاری دیگری را دنبال کردیم و امیدواریم با توجه به مطالعات انجامشده در شش ماه گذشته و با راهکارهای خاص بتوان این مدتزمان را کاهش داده و در مدت قابل قبولی تمامی اسناد را در اختیار پژوهشگران قرار دهیم.
ایمنا: تا چه میزان مردم و پژوهشگران از ظرفیت مرکز اسناد و کتابخانه ملی منطقه مرکزی کشور مطلع هستند؟
حجتالاسلام فقیهی: امروز باگذشت شش ماه از استقرار من در این مرکز، همواره این موضوع مطرح بوده که هم مسئولین و مردم نسبت بانام سازمان اسناد بیگانه هستند و آن را با سازمان ثبتاسناد یا ثبتاحوال اشتباه میگیرند. سند و کاربر روی سند، کار عموم مردم نیست و کتابخانه ملی هم کار عموم مردم نیست. هنگام آوردن نام کتابخانه ملی مردم فکر میکنند نهاد کتابخانهها و سالن مطالعات منظور است اما اینطور نیست و هردو این موضوع به پژوهشگران مربوط میشود.
شاید بهعناوینمختلف باید در این زمینه تبلیغات بیشتری صورت میگرفت. شاید یکی از مشکلات فضا این است که در بعضی از استانها فضای پژوهشگاهها قابلتوجه است بهطوریکه توانستند از بسیاری از پژوهشگران بهمنظور استفاده از آن فضا دعوت به عملآورند درحالیکه فاقد فضایی مطلوب برای پژوهشگران بودیم. حتی اکنون برای تشکیل کارگاهها از اتاق خود ما استفاده میشود؛ بنابراین باید بگوییم که امکانات ضعیف بوده و در این زمینه کمتر توجه شده است و باید درزمینهٔ فضا و امکانات چارهاندیشی شود. در ارتباط با عموم مردم اسنادی در خانه نگهداری میکنند راهکارهایی وجود دارد که اگر تبلیغی در این خصوص در صداوسیما داشته باشیم این اسناد به سمت سازمان سوق پیدا میکند.
ایمنا: مردم و پژوهشگران چگونه میتوانند در صورت برخوردار بودن از سند آن را به سازمان اسناد استان تحویل نمایند؟
حجتالاسلام فقیهی: بهتازگی با صداوسیما برای بحث تبلیغات این حوزه وارد مذاکره شدهایم. کارشناسان مرکز آماده تحویل گرفتن اسناد مردم هستند البته هنوز تبلیغ زیادی در این زمینه انجامنشده است و پس از تبلیغ راههای ارتباطی ازجمله شماره تماس نیز اعلام میشود البته بسترهای زیادی وجود دارد و با استفاده از پیامرسانها نیز میتوان این مهم را انجام داد اما مردم به دو صورت با ما رفتار میکنند گروه اول اسناد خود را اهدا میکنند برای دریافت آنها اعلام آمادگی میکنیم. گروه دوم افرادی مصر هستند که تمایل به فروش اسناد خود رادارند که البته در این راستا در تهران قسمتی در سازمان وجود دارد که آن را بررسی و به قیمتهای کارشناسی شده خریداری میکند. البته در میان نیز دلالانی وجود دارند که اسناد ایرانی را به کشورهای ترکیه یا قطر ارسال میکنند البته تعدادی اسناد ایرانی نیز در ارمنستان مشاهدهشده است.
ایمنا: انتخاب و اولویت تاریخ شفاهی در این مرکز بر چه اساسی صورت میپذیرد؟
حجتالاسلام فقیهی: همانطور که پیشتر اشاره شد با مشکل نیرو و امکانات مواجه هستیم و اگر بگوییم امکانات در حوزه تاریخ شفاهی صفر است اغراق نکردیم البته اخیراً تعدادی از امکانات فراهمشده است به همین دلیل گستره تاریخ شفاهی در استان بهشدت گسترده است. مطالعاتی در خصوص افراد دارای سنین بیشتر ازجمله افرادی که مسئولیتهای حساس داشتند و افرادی در خارج از کشور کارهای مختلف سیاسی اجتماعی انجام دادند، هماهنگ شده است.
ایمنا: اگر فردی از اصحاب رسانه وارد سامانه رسا شود برای جستجوی سند با محدودیت مواجه است؟
حجتالاسلام فقیهی: برای ورود افراد به این سامانه محدودیتی وجود ندارد. هر فردی که وارد سامانه شود و پس از جستجو سند را پیدا کند، با مرکزی که این سند در اختیار اوست یا با ما در استان تماس حاصل میکند و از مرکز دارای این سند در این خصوص درخواست همکاری میشود.
نظر شما