معمولاً یک حرکت اشتباه در زمان برگزاری یک رویداد و همایش می‌تواند تبعات گاه جبران‌ناپذیری را به وجود آورد. در این وضعیت شما باید پیش از هر چیزی تمامی مشکلاتی که ممکن است به وقوع بپیوند را پیش‌بینی کنید. در این مورد به شما پیشنهاد می‌کنیم که در ادامه بایدها و نبایدهای پذیرایی‌های یک همایش را به‌خوبی چک کنید. پیش از هر کاری یک چک‌لیست فراهم کنید. می‌تواند نوشتاری و روی دفترچه یادداشت شما باشد. قدم‌به‌قدم با ما پیش بیایید و آن‌ها را تیک بزنید.
به‌هرحال یکی از مشکلات رایج در برگزاری مراسمات و تشریفات، فراهم‌کردن همه چیز برای تعداد مهمانان موردنظر است. تصور کنید که قرار است یک همایش در یک سالن ۵۰۰ نفره برگزار شود. به طبع برای شما خیلی سخت است در مورد ظروف، میوه و شیرینی، نحوه پذیرایی، زمان پذیرایی، حجم موردنیاز پذیرایی و… همه چیز را اندازه‌گیری کنید و یا مقیاس مشخصی را در نظر بگیرید. در این حین بهتر است المان‌هایی را در نحوه پذیرایی همایش‌ها رعایت کنید.
چگونه پذیرایی همایش را انجام دهیم؟
دقت داشته باشید که وقتی در مورد نحوه برگزاری همایش‌ها صحبت می‌کنیم، زمینه اول تمرکزی ما، روی اغذیه و مواد خوراکی است. یک مهمانی بزرگ را در نظر داشته باشید که افراد مهمی در آن حضور دارند. به طبع شما نمی‌توانید از هر چیزی در این مهمانی رسمی استفاده کنید. قرار هم نیست خودتان و به‌صورت خانگی خوراکی‌ها را فراهم کنید. در نتیجه می‌توانید به سراغ پک‌های ویژه همایش بروید. پذیرایی و سرو غذا یکی از موارد است. البته هدف صرفاً یک هزینه اضافه و یا جلب‌توجه نیست. اگر قرار است که همایش شما در وقت شام و ناهار برگزار شود. باید بتوانید پوشش خوبی برای وعده‌های اصلی داشته باشید. به‌هرحال شما از شخصی که در همایش حضور دارد زمانی را می‌گیرید و انتظار دارد که حداقل پذیرایی از او بشود.
تفاوتی ندارد که در چه سالنی این کار را انجام می‌دهید. حتی می‌توانید غذای بیرون بر تهیه کنید. البته دقت کنید که سالن همایش شما بخش غذاخوری داشته باشد. در غیر یا باید فکر پذیرایی مفصل در سالن اصلی را از ذهنتان بیرون کنید و یا از پک پذیرایی همایش استفاده کنید.
اولویت‌بندی کنید
معمولاً این موضوع اهمیت زیادی دارد. وقتی به نحوه برگزاری همایش‌ها توسط متخصصین حوزه مدیریت و تدارکات نگاهی می‌اندازیم، متوجه این موضوع می‌شویم که ترتیب پذیرایی اهمیت زیادی دارد. آب و یا یک نوشیدنی یکی از اصول و رکن‌های اساسی خواهند بود. بهتر است که در همان ابتدا در مراسم و روی میزها در دسترس باشند. دقت کنید که در نحوه برگزاری همایش‌ها عملکرد هوشمندانه شما شرط اساسی است. باید بتوانید در زمان کوتاه تصمیمات اساسی بگیرید. گاهی ممکن است شما در عرض چند ساعت و یا نهایتاً یک روز مجبور به برگزاری یک همایش شوید. در این وضعیت باید بتوانید در کم‌ترین زمان ممکن پک و یا لوازم موردنیاز را فراهم کنید.
نحوه برگزاری همایش‌ها برای مهمانان خارجی
البته که در مورد برگزاری این‌گونه مجالس و همایش‌ها برای مهمانان خارجی کمی نیاز به‌دقت بیشتر خواهید داشت. باید اطمینان حاصل کنید که شرکت مسئول ارائه خدمات پذیرایی می‌تواند در موعد مقرر، مواردی که می‌خواهید را به دست شما برساند. به‌هرحال مسائلی چون ترافیک، فاصله تا محل اجرای همایش و… وجود دارد. بهتر است همه این گزینه‌ها را پیش‌بینی کنید.
مثلاً اگر آب سرو می‌کنید حتماً به خنک بودن آن فکر کنید. منطقاً برای کسی خوشایند نیست که در چنین جلسه‌ای با یک پذیرایی بی‌کیفیت و غیرمسئولانه روبرو شود. در خصوص غذاهای اصلی مسئله دیزاین و طراحی ظاهری موضوع کلیدی و مهمی است. معمولاً پیشنهاد می‌شود که از ساعت ۱۰ تا ۱۲ ظهر با آب، چای و نسکافه و یا حتی شیرینی از مهمانان خود پذیرایی کنید. اجازه دهید که آن‌ها در انتخاب نوع نوشیدنی انعطاف داشته باشند. چون معمولاً شما شناختی از ویژگی‌های فردی هرکدام از آن‌ها ندارید. در نتیجه باید بتوانید به‌خوبی این موضوع را مدیریت کنید.
استفاده از پک همایش
در این مقاله به بررسی بهترین روش‌ها برای ارائه خدمات به کسانی که در مجالس و همایش شما حضور دارند اشاره کردیم. لازم دانستیم یکی از ترفندهای محبوبی که چند سالی است در ایران مورداستفاده قرار می‌گیرد را به شما پیشنهاد کنیم. پک پذیرایی همایش که توسط شرکت‌های مختلف در بازار عرضه می‌شود یکی از مهم‌ترین، بهترین و ساده‌ترین روش‌ها است. معمولاً اقلام پک پذیرایی همایش بسته به حاشیه سود و نحوه قیمت‌گذاری هر شرکت متفاوت است. در این پک‌های همایش ممکن است کیک، آجیل، آبمیوه، میوه، ویفر، سالاد و… جای بگیرد. البته هر چه کیفیت محصول و تعداد اقلام آن بیشتر باشد به طبع قیمت آن نیز افزایش می‌یابد.
در وهله بعد، در خصوص نحوه برگزاری همایش‌ها گفتیم که بسته‌بندی پکی که قرار است در اختیار حاضرین قرار بگیرد اهمیت زیادی دارد. ممکن است بسیاری از آن‌ها مایل به میل اقلام پک در محل نباشند، باید قادر به حمل آن بوده و بدون هیچ مشکلی این کار را انجام دهند. در نتیجه بسته‌بندی یکی از مهم‌ترین ارکان است که از شما خواهشمندیم نسبت به آن حساس باشید. سبزینه پک یکی از مجموعه‌های معتبر در زمینه رزرو و خرید انواع پک پذیرایی است.
پذیرایی نوآورانه را ضمیمه کار خود کنید!
دوره پک‌های پلاستیکی و غیربهداشتی و المان‌های نامربوط به مراسمات و همایش‌ها گذشته است. آنچه در خصوص پذیرایی همایش‌ها شرح دادیم، مسئله استفاده از یک بسته‌بندی شیک، کیفیت بالای محتویات و اقلام موجود و همین‌طور حفظ کلاس کاری یک مجموعه است. به طبع برای ما ایرانیان پذیرایی در مهمانی، مراسمات و مجالس اهمیت ویژه‌ای دارد.
در نتیجه به‌هیچ‌عنوان ترجیح نمی‌دهیم که در این حوزه ریسک کنیم. درصورتی‌که بتوانیم همه چیز را هماهنگ درون پک پذیرایی بچینیم و تمامی سلایق را در نظر بگیریم، قطعاً نیمی از راه را طی کرده‌ایم. بسته به زمان اجرای برنامه، فصل گرما یا سرما، امکان استفاده از نوشیدنی‌های گرم و خنک، میوه‌های مرغوب و باکیفیت و مطابق با فصل وجود دارد. البته که کیک‌ها و شیرینی‌ها یکی از بخش‌های جدانشدنی در پذیرایی همایش هستند. یکی از پیشنهادات جذاب برای همایش‌هایی که صبح برگزار می‌شوند، استفاده از پک صبحانه است. از آنجا که در دوران بیماری کووید هستیم، چه‌بهتر می‌شود که بتوان این کار را بدون هیچ‌گونه ریسکی و با بالاترین حد رعایت بهداشت انجام داد. به همین دلیل است که سبزینه را به شما معرفی می‌کنیم تا با خیالی آسوده، به بخش‌های دیگر برگزاری همایش بپردازید.
نظر شما