به گزارش خبرنگار ایمنا، با توجه به افزایش قیمت کاغذ و کمبود آن باید اقدامات ضروری برای رفع مشکلات انجام شود، لذا شورای شهر اسلامی شیراز برای نگهداری، بازیابی و ذخیره‌سازی اسناد مدیریت شهری از سامانه الکترونیک به جای کاغذ استفاده می‌کند.
مهدی نصیری نیز در این خصوص اظهار کرد: هدف استفاده از سیستم الکترونیک به جای کاغذ برطرف کردن مشکلات موجود در سسیتم‌های مدیریت اسناد سنتی است.
وی با اشاره به اینکه سامانه الکترونیک مدیریت اسناد، نرم افزاری است که به کاربران امکان ذخیره‌سازی و پیگیری انواع اسناد و مدارک را، به صورت الکترونیکی و هوشمند می‌دهد، ادامه داد: این سامانه علاوه بر نامه و مستندات مرسوم سازمانی، شامل موارد جدیدی از جمله مستندات در گردش سایر نرم‌افزارهای مرتبط، فکس و نامه‌های پست الکترونیکی است.
عضو شورای اسلامی شهر شیراز افزود: معمولاً در سیستم مدیریت اسناد، بخش وسیعی از گردش مکتوبات، از مراحل آغازین تولید تا امضا و ارسال الکترونیکی تحت پوشش قرار می‌گیرد و از خصوصیات مهم سیستم مدیریت اسناد، می‌توان به تسهیل ارتباطات مکتوب و ارتباط با سایر سازمان‌ها اشاره کرد.
وی اضافه کرد: در شهرداری شیراز اسناد مهمی مانند اسناد حقوقی و املاک وجود دارد که نگهداری آنها بسیار حائز اهمیت است. با توجه به اینکه اسناد غیرالکترونیک عمر محدودی دارند باید به صورت الکترونیکی آنها را نگهداری کرد، همچنین برای بررسی ساده‌تر روند و سابقه اسناد نگهداری الکترونیکی باید به صورت متن باشد که تبدیل اسناد به متن الکترونیکی با کمک هوش مصنوعی قابل انجام است.
نظر شما