اصفهان در مسیر امید؛ شهرداری در مسیر تعالی

به گزارش خبرنگار ایمنا، هر سازمان و سیستمی متشکل از اجزای مختلف است؛ این سیستم در درون خود فرآیندهایی داشته که بنا بر چگونگی عملکرد اجزا، نتایج متفاوتی را از نظر کیفی و کمی خواهد داشت؛ این ساختارهای عملکردی ساخته دست خود انسان است و هرکدام نیازها و خواسته های او را در محیط های مختلف رفع می کند، یکی از فضاهای شناخته شده و پیچیده ساخته دست بشر، شهرها هستند.

شهرها و مدیریت حاکم بر آنها با گذشت زمان تغییرات زیادی پیدا کرده است در نتیجه با پیچیدگی و گستردگی مسائل شهری، لزوم کارآمدی بیشتر سازمان های متولی شهر از جمله مهم ترین و اصلی ترین سازمان شهری یعنی شهرداری بیشتر از گذشته احساس می شود.

تعالی یک سازمان به معنای حرکت از وضعیت موجود به سمت وضعیت مطلوب است و برای نیل به این هدف، مدل های تعالی متفاوتی وجود دارد که مدل EFQM یکی از مدل های پرکاربرد تعالی سازمانی است.

رییس کارگروه بهبود و تحول شهرداری اصفهان دراین باره می گوید: مدل EFQM ۱۶ است که در ایران مورد استفاده قرار می گیرد، در ابتدا این مدل در شرکت های صنعتی و سپس در شرکت های خدماتی مورد استفاده قرار گرفت.

محمد علی اعرابی می افزاید: شهرداری اصفهان به عنوان نخستین شهرداری در کشور، در کلیه مراحل این مدل شرکت کرده است؛ این مدل شامل دو بخش توانمندسازها و نتایج مدل می شود.

رییس گروه بهبود و تحول شهرداری اصفهان ادامه می دهد: بخش توانمندسازها شامل رهبری، کارکنان، استراتژی، فرآیندها و شرکت در منابع است که جمعا ۵۰۰ امتیاز دارد؛ بخش نتایج مدل شامل کارکنان، جامعه، سازمانی یا فرآیندها و نتایج مشتریان یا ارباب رجوع است که این بخش نیز ۵۰۰ امتیاز دارد بنابراین کل فرآیند این مدل ۱۰۰۰ امتیاز دارد.

اعرابی تصریح می کند: سازمان مدیریت صنعتی کشور این مدل را بومی و الگوی تعالی سازمانی، ویرایش سال ۹۶ را تهیه کرده است، این مدل صرفا مختص شرکت های ایرانی بوده و بسیاری از آنها از این مدل برای تعالی سازمانی خود استفاده کرده اند.

وی ادامه می دهد: مدل EFQM، جامع نگر و نتیجه گرا است و براساس منطق مدل رادار، وضعیت سازمان مطبوع را مورد بررسی قرار می دهد.

رییس گروه بهبود و تحول شهرداری اصفهان تاکید می کند: چنانچه سازمانی تنها بر بخش توانمندسازان متمرکز و از بخش نتایج مدل غافل شود، امتیاز مطلوبی را کسب نمی کند بنابراین هم بخش توانمندسازان و هم بخش نتایج هر دو باید مورد ارزیابی و ارتقا قرار گیرد.

اعرابی خاطرنشان می کند: چنانچه بر ارتقا کارکنان تمرکز و تاکید شود، نتایج آن هم باید مورد ارزیابی قرار بگیرد این در حالی است که طی ادوار گذشته ، نظرسنجی از کارکنان شهرداری انجام نشده بود، اما برای نخستین بار و براساس ساختار مدل EFQM، نظرسنجی کاملی برای ارزیابی وضعیت کارکنان شهرداری انجام شد.

وی می گوید: در این ارزیابی ۵۰۰ تا ۶۰۰ نفر از کارکنان شهرداری از طریق اتوماسیون در ارزیابی شرکت کردند که نتیجه کلی آن از ۱۰۰ درصد، ۴۷ درصد عنوان و موارد نارضایتی در بین کارکنان مشخص شد.

رییس گروه بهبود و تحول شهرداری اصفهان می افزاید: همچنین برای نخستین بار از ذی نفعان شهرداری نظرسنجی به عمل آمد که امتیاز کسب شده از ۱۰۰درصد، ۵۹ درصد اعلام شد؛ در این نظرسنجی ۱۳ نفر از اعضای شورای اسلامی شهر، اداره برق، اداره گاز، اداره مخابرات، استانداری و قسمت های مختلف براساس فرم مخصوصی شرکت کرده و نظرات آنان دریافت ، جمع بندی و ارزیابی شد.

اعرابی با اشاره به شعار شهردار اصفهان تحت عنوان "اصفهان در مسیر امید، شهرداری در مسیر تعالی سرآمدی" می گوید: انجام این ارزیابی ها، نقاط قوت و ارتقا همینطور نقاط ضعف شهرداری را مشخص می کند، بنابراین فرآیند تعالی در جهت رفع نقاط ضعف منجر به نتایج بهتر ارزیابی این سازمان در سالهای آینده می شود.

وی می افزاید: مدل EFQM سه سطح داردکه شامل اهتمام به تعالی، تقدیرنامه و تندیس است و این مراحل باید گام به گام و اصولی پیش برود؛ در این راستا، ارزیاب ها پس از ارزیابی، فرصت های سازمان یا نقاط ضعف آن را مورد بررسی قرار می دهند.

رییس گروه بهبود و تحول شهرداری اصفهان ادامه می دهد: پس از آن برنامه ریزی لازم برای بهبود و رفع نواقص انجام خواهد شد که این برنامه ریزی ها در قالب پروژه های بهبودی تعریف می شود.

 شهرداری اصفهان هرساله مورد ارزیابی قرار می گیرد

اعرابی با بیان اینکه سال آینده مجددا براساس همین الگو، سازمان مورد بررسی قرار می گیرد، می گوید: در این ارزیابی مجدد، اجرا یا عدم اجرای پروژه های بهبودی پیگیری خواهد شد به طور مثال شرکت فولادسازی و مهمات طی این ۱۶ سال و به صورت سالیانه خود را مورد ارزیابی و ارتقا قرار داده است.

وی تشریح می کند: شهرداری اصفهان به عنوان نخستین شهرداری در مسیر تعالی سازمانی قرارگرفته و خود را در معرض خود ارزیابی قرار داده است و طی یکسال براساس اولویت ها، پروژه هایی با نام پروژه های بهبودی تعریف شده تا تعالی شهرداری به حد مطلوب رسیده و ارتقا پیدا کند.

رییس گروه بهبود و تحول شهرداری اصفهان می گوید: بهمن ماه سال جاری، هفت ارزیاب از خارج سازمان، شهرداری اصفهان را مورد ارزیابی قرار دادند؛ این ارزیاب ها گزارش خود را تا پایان سال به شهرداری تحویل می دهند و نقاط قوت و ضعف این سازمان مشخص می شود.

اعرابی با تاکید بر قانون دبیرخانه جایزه می گوید: ارزیاب ها باید از بیرون سازمان بوده و جز ذی نفعان شهرداری نباشند.

بخش کارمندان و نتایج سازمانی نسبت به سایر بخش ها ضعف بیشتری دارد

وی همچنین می افزاید: شهرداری اصفهان علاوه بر ارزیابی بیرونی این سازمان، مدلی نیز برای ارزیابی این سازمان از درون تهیه کرده است تا  فرصت هایی برای بهبودی ایجاد کند؛ بر اساس این ارزیابی درونی بخش کارمندان و نتایج سازمانی در شهرداری اصفهان نسبت به سایر بخش ها ضعف بیشتری دارد.

رییس گروه بهبود و تحول شهرداری اصفهان می گوید: کارکنان جز سرمایه های انسانی یک سازمان هستند و در جلسه ای که ارزیاب ها برای سنجش معیار رهبری با شهردار اصفهان داشته اند، تاکید بسیاری بر بهبود وضعیت کارکنان به عنوان سرمایه های انسانی شد تا رضایت کامل برای آنان ایجاد شود، زیرا رضایت کارکنان جزو شاخصه های توسعه درون سازمانی محسوب می شود.

اعرابی می گوید: امسال تنها مناطق و معاونت های شهرداری مورد ارزیابی قرارگرفت، اما سال آینده، سازمان های متشکل نیز جزو اسکوپ ارزیابی قرار می گیرد.

وی در مورد شاخص های مدل EFQM می گوید: اهم شاخص ها و به صورت تلفیقی از شاخص های کمی و کیفی باید برای تعالی سازمان در نظر گرفته شود، زیرا مدل تعالی سازمانی خود اصل بروکراسی را منتفی می داند در نتیجه تنها شاخص های تاثیر گذار بر تعالی سازمانی باید مورد ارزیابی قرار بگیرد که این مهم مورد تاکید ارزیاب ها نیز هست.

رییس گروه بهبود و تحول شهرداری اصفهان ادامه می دهد: شاخص های مطرح شده نیز باید هدفمند باشد تا وضعیت سازمان براساس شاخصه های مطلوب مورد ارزیابی قرار گرفته و میزان فاصله با هدف مطلوب مشخص شود بنابراین تحلیل ها، پروژه ها و اقدامات در مسیر تعالی سازمان شهرداری از اهمیت زیادی برخوردار است.

اعرابی در توضیح بیشتر این مدل می گوید: این مدل سه سطح دارد؛ قسمت اول مفاهیم بنیادی مدل که شامل اخلاق مداری، پاسخگویی و شفافیت، ارزش آفرینی برای شهروندان، ایجاد مشارکت های اثر بخش ، پایبندی به مسئولیت های اجتماعی، چابکی سازمان و فرآیندهای سازمانی، توجه ویژه به نیروی انسانی سازمان، رهبری دور اندیش و الهام بخش و موفقیت از طریق سرمایه های انسانی است .

وی می افزاید: در بحث ارزش آفرینی برای شهروندان خواسته ها و نیاز آنان مورد ارزیابی قرار می گیرد و شهردار اصفهان چهل نشست و هم اندیشی در این زمینه با اصناف مختلف داشته است، مشارکت های اثر بخش نیز در راستای تعامل با پیمانکاران و تامین کنندگان انجام می شود.

رییس گروه بهبود و تحول شهرداری اصفهان ادامه می دهد: پایبندی به مسئولیت های اجتماعی در سازمان شهرداری نسبت به سایر سازمان ها از اهمیت و ارزش بیشتری برخوردار است و حمل و نقل عمومی، راه اندازی مترو، سه شنبه های بدون خودرو و همرکابی جزو مسئولیت های اجتماعی این سازمان محسوب می شود.

اعرابی می افزاید: سازمان شهر باید دربرابر تغییرات درونی و تکانه های محیطی نیز تاب آور باشد و به نتایج برجسته و پایداری دست پیدا کند تا نتایج کوتاه مدت و بلند مدت آن همه ذی نفعان شهرداری را پوشش دهد به طور مثال با توجه به مشکلات اقتصادی و رکود قیمت ارز همین طور کاهش ساخت و ساز، شهرداری برنامه هایی برای مقابله با این وضعیت در نظر داشته است.

وی تصریح می کند: در جلسه برنامه ریزی سنجش پذیر، چشم اندازی به وسیله شهردار اصفهان مطرح شد تا همه ارکان در راستای همان چشم انداز حرکت کنند بنابراین چنانچه چشم اندازی معین برای آینده وجود نداشته باشد، سایر ارکان سازمان نیز اراده لازم برای طی مسیر تعالی را ندارد.

رییس گروه بهبود و تحول شهرداری اصفهان تاکید دارد: نوآوری در راستای تعالی شهرداری نیز اهمیت زیادی دارد در نتیجه خود سازمان باید نوآور باشد که شهرداری اصفهان در مسیر تعالی سازمانی و مدیریت شهری برای سایر کلان شهرها یک الگو محسوب می شود.  

اعرابی با اشاره به موانع درون سازمانی در مسیر تعالی شهرداری می گوید: یکی از راه های تعالی سازمان مورد نظر، اعتقاد مدیران ارشد و رهبران آن به تعالی است؛ اگر اعتقادی به الگوی تعالی وجود نداشته باشد موفقیتی در این مسیر به دست نخواهد آمد بنابراین بسترسازی برای تعالی و آمادگی ذهنی برای قرار گرفتن در مسیرتعالی باید مورد توجه قرار گرفته و روح تعالی سازمانی از طریق فرهنگ سازی در کل سازمان دمیده شود تا کارکنان از پایین ترین رده تا بالاترین رده و کل ساختار و بدنه سازمان اراده لازم برای تعالی را داشته باشد.

وی همچنین تاکید دارد: مدل تعالی سازمانی باید مورد حمایت مدیران ارشد، معاونان و کلیه کارکنان قرار بگیرد.

پیش بینی استقرار همه جانبه نظام مدیریت پروژه تا اصفهان ۱۴۰۰

بنا به گفته سعید فردانی، مدیر برنامه‌ریزی و بودجه شهرداری اصفهان، استقرار نظام مدیریت پروژه بر اساس استاندارد پی. ام. باک یا پیاده‌سازی مدل تعالی سازمانی بر اساس استاندارد اروپایی ای. اس. کیو. امESQM  از جمله طرح‌های کلید خورده برنامه اصفهان ۱۴۰۰ است.

در این راستا رییس کمیسیون حمل و نقل و فناوری اطلاعات شورای شهر اصفهان نیز با بیان اینکه سادگی مدل تعالی سازمانی، پیاده‌سازی آن را با مشکلاتی روبرو می کند، می افزاید:  برای رفع این مشکلات نیازمند همکاری معاونان و مدیران بخش‌های مختلف هستیم.

زند آور تاکید دارد: با ایجاد چارچوب اصولی مشخص در سازمان، در صورت تغییر مدیران می‌توان مانع برخوردهای سلیقه‌ای آنان و تغییر فرایندها بعد از تغییرات شد.

وی ادامه می دهد: طی سال جاری شاهد حضور ارزیابان در اصفهان و برگزاری جلسات بررسی و مستندات مرتبط با مباحث مدیریت شهری بودیم که نتایج این ارزیابی‌ها  نقاط ضعف و قوت شهرداری را مشخص و راه‌ حل‌های بهبود وضع موجود را در دستور کار قرار داد.

رییس کمیسیون حمل و نقل و فناوری اطلاعات شورای شهر اصفهان ادامه می دهد: با اجرای طرح تعالی سازمانی در راستای ایجاد انگیزش، به حداقل رساندن دوباره‌کاری‌ها، نوآوری در مدیریت شهری، پیشرفت کاری و رضایت شغلی پرسنل گام اساسی برداشته شده و حتی ممکن است برای رسیدن به شرایط مطلوب پیشنهاداتی در خصوص چارت و ساختار تشکیلاتی همچنین جابه‌جایی برخی مدیران بی تفاوت هم ارائه شود.

زندآور می گوید: در صورت این ارزیابی که شروع کننده یک راه مفید برای رشد و پیشرفت شهر است، با بالاترین توان به مسیر خود ادامه می دهد و با رسیدن به تعالی سازمانی و عارضه یابی در سازمان می‌توان به نقشه‌راهی در راستای حرکت و نیل به نقطه مطلوب دست یافت.